Introdução
A administração do tempo pode ser definida como uma forma mais eficiente e eficaz, na otimização de tarefas durante um determinado período ou dia, é feito através de um plano de utilização e controle de tarefas, serviços ou de necessidades pessoais, e deve atender às necessidades específicas do indivíduo. O tempo é pessoal e intransferível, ele não pode ser adequado para todos, ele deve ajustar-se a situações em constante mudança. Com objetivos claros, tarefas planejadas, levando-se em conta as prioridades e os cuidados, a utilização de diários, listas, você saberá exatamente o que está fazendo, quando, por que, como e por quanto tempo, como conseqüência, você terá o tempo sob controle, em vez de ele exercer controle sobre você. O plano da administração do tempo, envolve estágios e varia de acordo com as circunstâncias que envolvem cada um, embora cada pessoa tenha sua maneira de tratar o assunto, faz parte da definição do tempo mensurável. É importante ter em mente que você deve seguir as etapas em uma seqüência lógica de prioridades, e Identificar, eliminar ou reduzir consideravelmente, as atividades que geram desperdício de tempo. Objetive e avalie os aspectos pessoais, profissionais e departamentais da empresa, de forma a saber o que vai fazer e onde. Os 10 mandamentos da Administração do Tempo 1- Analisar sua carga de trabalho Organize-se através de registros diários como você atualmente despende do seu tempo durante um determinado período, avalie esse tempo, de forma sensata e correta, marcando os pontos em que poderiam ser implementadas as melhorias. 2- Organizar-se Priorize às suas tarefas de acordo com a importância e a urgência das mesmas, registre as atividades planejadas, incluindo os dias, semanas e meses. Organize o local de trabalho de modo que todo esse material seja de fácil manuseio. 3- Objetive-se É importante estar ciente dos objetivos pelos quais você está trabalhando, uma grande parte da administração do tempo diz respeito à tomada de decisões; o que fazer, o que não fazer, quais as tarefas a serem realizadas em primeiro lugar, quais podem ser delegadas a outros, eles se dividem em: 3.1 – Objetivos específicos Você precisa saber exatamente o que deve ser feito e onde, qual é exatamente a sua função, as suas tarefas e obrigações, alem dos objetivos de seu departamento. Quanto maior o nível de conhecimento, mais acertadas serão as decisões quanto à administração do tempo. 3.2 - Objetivos Realistas Os objetivos também devem ser alcançáveis ; por você, pelo seu departamento ou pela própria empresa. Deverá haver concordância dos recursos disponíveis, incluindo o tempo. Os objetivos pessoais, do departamento e da empresa deverão encaixar-se e completar-se entre si, evitando conflitos de interesses, que tornarão qualquer tomada de decisões muito mais difícil, quando não impossível. 3.3 - Objetivos Realizáveis É preciso saber quando as incontáveis tarefas e obrigações devem ser realizadas e concluídas, e quais as datas marcadas para o cumprimento dos objetivos gerais. Isso ajuda a colocar de modo claro todas as coisas dentro de uma perspectiva, dando uma sensação de ordem, que será de grande benefício assim que seu plano de administração do tempo estiver sendo desenvolvido e posteriormente até redimensionado. 3.4 - Objetivos Mensuráveis Os objetivos devem vir colocados em uma escala, a fim de que você possa observar se foram alcançados inteiramente e em tempo hábil e quando necessário, verificar se você está à deriva em relação a eles. Você precisa ter suficientes detalhes acerca dos objetivos, para que possa avaliar seu próprio desempenho. Os objetivos devem ser propostos em termos quantitativos número de unidades a ser produzido em um determinado período, vender certa quantidade em um tempo específico. Isso tornará mais simples avaliar o sucesso ou o fracasso. 4- Delegue tarefas Outras pessoas são tão capazes e competentes na realização de tarefas tão bem quanto você, economizando, tempo e te liberando para desenvolver novas tarefas de forma adequada e dentro do cronograma. 5- Comprenetre-se nas reuniões Você deve estar preparado a agir de modo competente durante reuniões formais ou informais, durante as pausas para café ou almoço, e em qualquer situação haja com sobriedade, reflita antes de expor suas idéias e opiniões, aprenda a ouvir e refletir. 6- Controle o desperdício de tempo Há várias atividades que geram desperdício de tempo, sobre as quais você precisa estar ciente e as quais deve saber enfrentar, você deve ser capaz de lidar com interrupções de pessoas ou de chamadas telefônicas e às vezes, ser requisitado para resolver problemas de outros. Ao reavaliar por completo sua carga de trabalho, ao delegar algumas tarefas a determinados funcionários e diminuir as atividades improdutivas, você reduz a solicitação liberando, assim, parte de seu tempo. Com menos pressão e tensões, suas oportunidades de relaxar podem auxiliá-lo a recuperar suas energias tem, obviamente, ter um efeito de impulsão sobre seu trabalho 7 - Organize um registro diário Divida o tempo disponível, sabendo o que fazer com ele, estime a duração do tempo de trabalho, divida o tempo, registre todas as atividades, reavalie o seu tempo, você deve somar o número exato de horas trabalhadas. Pense em como utilizar esse tempo para o seu benefício, aprenda a relaxar e desfrutar o seu tempo de lazer e recupere as energias, de forma a estar pronto para retornar ao trabalho e dedicar-se a ele cem por cento. 8 – Haja com maior transparência Se um plano que se espera seja bem-sucedido e desenvolvido, será exigido com freqüência uma mudança total quanto às atitudes de um indivíduo, uma reavaliação completa em tudo o que se realizou anteriormente, os objetivos devem ser definidos, reavaliadas as tarefas e escalas de tempo, modificadas as práticas de trabalho e tudo com base na administração do tempo. 9 – Estabeleça bons hábitos Um plano não pode ser aplicado genericamente a todas as ocasiões, mas deve ser reformulado continuadamente, sendo que os maus hábitos tendem a reaparecer depois de algum tempo, e com uma freqüência maior. Agendas ou listas de controle, são mais eficientes do que confiar na memória, hábitos novos, um plano de tempo, deverão ser desenvolvidos e mantidas. 10 – Conviva com a cultura da empresa O modo pelo qual a empresa é estruturada e dirigida pode, em geral, ser um problema para o administrador que tem consciência da limitação do tempo. Talvez ele precise trabalhar como parte da equipe e fique na dependência de que outros completem suas tarefas antes que ele possa efetuar as próprias, possivelmente, as tarefas não são previsíveis e não poderão entrar no cronograma até a última hora. Avaliando as atividades que desperdiçam o tempo Um olhar mais atento sobre essas tarefas com as quais você atualmente está lidando e que podem ser chamadas de desperdiçadoras de tempo é uma atitude sábia a se tomar. Identifique as tarefas urgentes e/ou mais importantes e quais poderiam ser executadas tranqüilamente por qualquer funcionário auxiliar? Você pode remanejar essas tarefas de modo a liberar o seu próprio tempo? Identifique as ações que se traduzem em perda de tempo: fofocas, pausas demoradas para o cafezinho e coisas semelhantes. Procure reduzi-las ao tempo mínimo possível, mas não espere eliminá-las todas ao mesmo tempo. Veja quais podem ser classificadas como “planejadas quanto ao tempo” e quais como “desperdiçadoras de tempo”, de acordo com a situação. Texto extraído e adaptado por Engenheiro Jorge Paulino, da Coleção Você S.A – Publicado pela Editora Nobel Título original: Managing Your Time.- Administre seu tempo/Iain Maitland; tradução Maria Cristina Fioratti Florez e Giorgio Cappelli. — São Paulo: Nobel, 2000.
A administração do tempo pode ser definida como uma forma mais eficiente e eficaz, na otimização de tarefas durante um determinado período ou dia, é feito através de um plano de utilização e controle de tarefas, serviços ou de necessidades pessoais, e deve atender às necessidades específicas do indivíduo. O tempo é pessoal e intransferível, ele não pode ser adequado para todos, ele deve ajustar-se a situações em constante mudança. Com objetivos claros, tarefas planejadas, levando-se em conta as prioridades e os cuidados, a utilização de diários, listas, você saberá exatamente o que está fazendo, quando, por que, como e por quanto tempo, como conseqüência, você terá o tempo sob controle, em vez de ele exercer controle sobre você. O plano da administração do tempo, envolve estágios e varia de acordo com as circunstâncias que envolvem cada um, embora cada pessoa tenha sua maneira de tratar o assunto, faz parte da definição do tempo mensurável. É importante ter em mente que você deve seguir as etapas em uma seqüência lógica de prioridades, e Identificar, eliminar ou reduzir consideravelmente, as atividades que geram desperdício de tempo. Objetive e avalie os aspectos pessoais, profissionais e departamentais da empresa, de forma a saber o que vai fazer e onde. Os 10 mandamentos da Administração do Tempo 1- Analisar sua carga de trabalho Organize-se através de registros diários como você atualmente despende do seu tempo durante um determinado período, avalie esse tempo, de forma sensata e correta, marcando os pontos em que poderiam ser implementadas as melhorias. 2- Organizar-se Priorize às suas tarefas de acordo com a importância e a urgência das mesmas, registre as atividades planejadas, incluindo os dias, semanas e meses. Organize o local de trabalho de modo que todo esse material seja de fácil manuseio. 3- Objetive-se É importante estar ciente dos objetivos pelos quais você está trabalhando, uma grande parte da administração do tempo diz respeito à tomada de decisões; o que fazer, o que não fazer, quais as tarefas a serem realizadas em primeiro lugar, quais podem ser delegadas a outros, eles se dividem em: 3.1 – Objetivos específicos Você precisa saber exatamente o que deve ser feito e onde, qual é exatamente a sua função, as suas tarefas e obrigações, alem dos objetivos de seu departamento. Quanto maior o nível de conhecimento, mais acertadas serão as decisões quanto à administração do tempo. 3.2 - Objetivos Realistas Os objetivos também devem ser alcançáveis ; por você, pelo seu departamento ou pela própria empresa. Deverá haver concordância dos recursos disponíveis, incluindo o tempo. Os objetivos pessoais, do departamento e da empresa deverão encaixar-se e completar-se entre si, evitando conflitos de interesses, que tornarão qualquer tomada de decisões muito mais difícil, quando não impossível. 3.3 - Objetivos Realizáveis É preciso saber quando as incontáveis tarefas e obrigações devem ser realizadas e concluídas, e quais as datas marcadas para o cumprimento dos objetivos gerais. Isso ajuda a colocar de modo claro todas as coisas dentro de uma perspectiva, dando uma sensação de ordem, que será de grande benefício assim que seu plano de administração do tempo estiver sendo desenvolvido e posteriormente até redimensionado. 3.4 - Objetivos Mensuráveis Os objetivos devem vir colocados em uma escala, a fim de que você possa observar se foram alcançados inteiramente e em tempo hábil e quando necessário, verificar se você está à deriva em relação a eles. Você precisa ter suficientes detalhes acerca dos objetivos, para que possa avaliar seu próprio desempenho. Os objetivos devem ser propostos em termos quantitativos número de unidades a ser produzido em um determinado período, vender certa quantidade em um tempo específico. Isso tornará mais simples avaliar o sucesso ou o fracasso. 4- Delegue tarefas Outras pessoas são tão capazes e competentes na realização de tarefas tão bem quanto você, economizando, tempo e te liberando para desenvolver novas tarefas de forma adequada e dentro do cronograma. 5- Comprenetre-se nas reuniões Você deve estar preparado a agir de modo competente durante reuniões formais ou informais, durante as pausas para café ou almoço, e em qualquer situação haja com sobriedade, reflita antes de expor suas idéias e opiniões, aprenda a ouvir e refletir. 6- Controle o desperdício de tempo Há várias atividades que geram desperdício de tempo, sobre as quais você precisa estar ciente e as quais deve saber enfrentar, você deve ser capaz de lidar com interrupções de pessoas ou de chamadas telefônicas e às vezes, ser requisitado para resolver problemas de outros. Ao reavaliar por completo sua carga de trabalho, ao delegar algumas tarefas a determinados funcionários e diminuir as atividades improdutivas, você reduz a solicitação liberando, assim, parte de seu tempo. Com menos pressão e tensões, suas oportunidades de relaxar podem auxiliá-lo a recuperar suas energias tem, obviamente, ter um efeito de impulsão sobre seu trabalho 7 - Organize um registro diário Divida o tempo disponível, sabendo o que fazer com ele, estime a duração do tempo de trabalho, divida o tempo, registre todas as atividades, reavalie o seu tempo, você deve somar o número exato de horas trabalhadas. Pense em como utilizar esse tempo para o seu benefício, aprenda a relaxar e desfrutar o seu tempo de lazer e recupere as energias, de forma a estar pronto para retornar ao trabalho e dedicar-se a ele cem por cento. 8 – Haja com maior transparência Se um plano que se espera seja bem-sucedido e desenvolvido, será exigido com freqüência uma mudança total quanto às atitudes de um indivíduo, uma reavaliação completa em tudo o que se realizou anteriormente, os objetivos devem ser definidos, reavaliadas as tarefas e escalas de tempo, modificadas as práticas de trabalho e tudo com base na administração do tempo. 9 – Estabeleça bons hábitos Um plano não pode ser aplicado genericamente a todas as ocasiões, mas deve ser reformulado continuadamente, sendo que os maus hábitos tendem a reaparecer depois de algum tempo, e com uma freqüência maior. Agendas ou listas de controle, são mais eficientes do que confiar na memória, hábitos novos, um plano de tempo, deverão ser desenvolvidos e mantidas. 10 – Conviva com a cultura da empresa O modo pelo qual a empresa é estruturada e dirigida pode, em geral, ser um problema para o administrador que tem consciência da limitação do tempo. Talvez ele precise trabalhar como parte da equipe e fique na dependência de que outros completem suas tarefas antes que ele possa efetuar as próprias, possivelmente, as tarefas não são previsíveis e não poderão entrar no cronograma até a última hora. Avaliando as atividades que desperdiçam o tempo Um olhar mais atento sobre essas tarefas com as quais você atualmente está lidando e que podem ser chamadas de desperdiçadoras de tempo é uma atitude sábia a se tomar. Identifique as tarefas urgentes e/ou mais importantes e quais poderiam ser executadas tranqüilamente por qualquer funcionário auxiliar? Você pode remanejar essas tarefas de modo a liberar o seu próprio tempo? Identifique as ações que se traduzem em perda de tempo: fofocas, pausas demoradas para o cafezinho e coisas semelhantes. Procure reduzi-las ao tempo mínimo possível, mas não espere eliminá-las todas ao mesmo tempo. Veja quais podem ser classificadas como “planejadas quanto ao tempo” e quais como “desperdiçadoras de tempo”, de acordo com a situação. Texto extraído e adaptado por Engenheiro Jorge Paulino, da Coleção Você S.A – Publicado pela Editora Nobel Título original: Managing Your Time.- Administre seu tempo/Iain Maitland; tradução Maria Cristina Fioratti Florez e Giorgio Cappelli. — São Paulo: Nobel, 2000.
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