Como tornar-se organizado
1 - Priorize as tarefas
Após ter analisado seu volume de trabalho, de um modo amplo e minucioso, você pode começar a atuar no sentido de organizar-se, é preciso priorizar as tarefas que você estará executando pessoalmente, e pensar na possibilidade de utilizar um plano diário e, ao mesmo tempo, elaborar planos para oferecer assistência adicional, se e quando necessário.
Ao estabelecer prioridades há três providências a serem tomadas, destacando:
1.1 - Atividades urgentes - ao fazer o levantamento de todas as suas atividades, coloque uma marca (U) ao lado daquelas que necessitem ser executadas com maior urgência, classificando sempre uma escala de urgência
1.2 - Atividades importantes – no levantamento de todas as suas atividades, você pode em nesse levantamento, assinalar com uma marca (I) as atividades que tenham particular importância, classificando sempre uma escala de importância.
1.3 – Atividades Prioritárias – é a busca do equilíbrio entre urgência e importância, é útil colocar suas atividades dentro de um “raio de prioridades” As que forem colocadas no ângulo superior direito são muito urgentes e muito importantes ao mesmo tempo, sendo essas as que devem ser executadas em primeiro lugar. No ângulo inferior direito, as tarefas que forem muito importantes, mas não urgentes, vêm em segundo lugar. As atividades colocadas no ângulo superior esquerdo não são importantes, mas são muito urgentes, e talvez você as realize em terceiro lugar. Por fim, as tarefas no ângulo inferior esquerdo não são importantes e nem urgentes, e ficam por último.
2 – Execute Planos Diários - um plano diário tem um papel importante na administração eficiente do tempo, pois o sucesso depende amplamente do planejamento de seu trabalho e, em seguida, do trabalho com base em seu plano! Uma vez definida a natureza de cada uma de suas atividades, você pode criar seu plano próprio e exclusivo, empregando vários itens, como os descritos a seguir:
2.1- Agendas - Ter uma agenda de mesa é uma idéia sensata, as agendas de bolso podem também servir de apoio, bem como alguns assistentes (que também deverão ser liderados). As informações precisam ser bem detalhadas — quem, o que quando, onde, por que, como — pois geralmente é difícil lembrar com exatidão, no momento presente, o que você combinou fazer a algum tempo. Anote tudo a lápis, de forma a poder fazer alterações se e quando necessário. Verifique as agendas com regularidade.
2.2 - Etiquetas adesivas - Sem dúvida, você irá achar útil ter à mão um estoque de etiquetas adesivas (aquelas amarelinhas), nas quais você pode rascunhar anotações, lembretes etc. Logo após você ter escrito, elas podem ser coladas no cronograma de parede, em sua mesa ou na sua agenda, para consulta posterior, ou talvez para que você escreva com mais detalhes em outra ocasião e de maneira mais conveniente se tais informações ainda forem importantes.
2.3 – Listas - Pode ser de grande utilidade elaborar listas diárias de controle, que possam auxiliá-lo de modo efetivo quanto ao volume de trabalho. Essas listas devem ser conferidas em três etapas: na noite anterior , no próprio dia, na manhã seguinte
2.3.1 - Na noite anterior - Faça uma lista de controle das atividades do dia seguinte ao final do dia de trabalho. Anote reuniões, entrevistas, compromissos e tudo o que tiver sido definido, com os respectivos horários de início e término. Faça também anotações paralelas de outras tarefas que devem ser executadas — leituras de relatórios, chamadas telefônicas ou a redação de correspondência ou coisa parecida — dividindo-as em três categorias: “tarefas urgentes”, “tarefas importantes” e “tarefas possíveis”, de acordo com a ordem de urgência ou importância.
2.3.2 - No próprio dia - Trabalhe valendo-se de sua “lista de atividades”, efetuando um item de cada vez, iniciando com o mais urgente/importante e seguindo em ordem decrescente. Tente concentrar-se totalmente nessa primeira tarefa, executando-a da maneira melhor e mais rápida possível, em vez de passar rapidamente de uma a outra, fazendo todas de modo incompleto. Assinale cada tarefa finalizada e procure não voltar a ela, marque destacadamente qualquer atividade nova que surja durante o dia, de acordo com seu grau de urgência ou importância.
2.3.3 - Na manhã seguinte - Ao final do dia, ou na primeira hora da manhã seguinte, faça uma revisão do que foi executado e prepare a lista de controle do dia seguinte. De modo algum fique protelando as tarefas urgentes e importantes, pois isso pode mostrar que você superestima quanto pode fazer em um dia, ou não está administrando como deve o seu tempo. Algumas das “tarefas possíveis” podem ser adiadas mas, no dia seguinte, dê a elas uma prioridade maior, para evitar que permaneçam nessa mesma posição até você descobrir que deveriam ter sido feitas semanas antes!
Como delegar com tarefas
Delegar tarefas é parte integrante de um plano eficiente de administração do tempo, é necessário saber delegar, você precisa saber como distribuir atividades e superar os problemas a elas atinentes e isso de modo a saber a hora certa de passar ou não tarefas a funcionários juniores.
Uma definição clara e exata de delegar: “é o processo de transmitir certas tarefas e obrigações de uma pessoa para outra; em geral, de um superior a um subordinado. Aquele que recebe o poder delegado tem autoridade suficiente para concluir o trabalho de modo satisfatório, mas aquele que
“delega fica com a total responsabilidade pelo seu êxito ou fracasso”.
Vantagens - ao delegar trabalho a outras pessoas, parte de seu tempo ficará livre, de forma a permitir que você concentre suas habilidades e esforços em problemas mais urgentes e/ou mais importantes. Faz também com que seus subordinados possam desenvolver suas capacidades, considerando-os dignos de confiança e profissionalmente maduros, criando também maior satisfação no trabalho. Devem ser encontradas, também, novas idéias e formas de abordagem quanto a métodos antigos. Isso aumenta o estímulo e traz motivação à equipe, caso cada participante saiba que você quer oferecer-lhe espaço para se desenvolver, para alcançar mais êxito e desenvolvimento.
Desvantagens - ao se delegar tarefas, podem surgir inconvenientes, pelo simples fato de elas não serem desempenhadas com a suficiente dedicação ou seriedade. O que mais se nota é que quem delega, transmite o trabalho, mas não a autoridade, pois está com medo de confiar à tarefa para outros. Talvez isso signifique que ele não seja mais necessário. É possível que a pessoa que recebeu a tarefa execute-a de maneira mais rápida e melhor. Assim, aquele que delegou a tarefa ficará constantemente interferindo e verificando o que está sendo feito, criando incômodos e desperdiçando o tempo (de duas pessoas). Com freqüência, são transmitidas apenas as tarefas mais maçantes ou as mais desagradáveis, o que também causa indignação. Além disso, às vezes, aquele que transmite as tarefas escolhe os funcionários errados para executar determinadas atividades — entrega-se o trabalho a quem estiver mais disponível, sem se preocupar com o fato de a pessoa estar apta ou não a fazer essas atividades. O questionário que vem a seguir pode ajudá-lo a concluir se está delegando de modo correto ou não.
Como distribuir atividades
A fim de evitar possíveis incômodos na delegação de tarefas, é vital que se façam considerações e que se dê atenção à distribuição de atividades, vários aspectos precisam ser examinados, em especialmente:
.
1.1 - As atividades delegadas - não existem regras rígidas e fixas a respeito disso, uma vez que essas dependem muito de especiais circunstâncias. Liste suas tarefas e em seguida decida você mesmo quais devem ou não ser delegadas atualmente. É de se esperar que tais atividades transmitidas sejam completadas, umas com as incumbências a elas inerentes, outras que serão desenvolvidas e elaboradas a partir das habilidades do funcionário que as assumiu, devendo existir critérios claros em comparação com os quais o desenvolvimento possa ser avaliado.
Procure sempre evitar transferir novas tarefas em circunstâncias nas quais as práticas de trabalho eficientes ainda não tenham sido totalmente implementadas. Do mesmo modo, não delegue atividades pertencentes ao cerne de seu trabalho, como aquelas que envolvam o planejamento ou o desenvolvimento de idéias confidenciais. Os assuntos delicados e/ou litigiosos (como os procedimentos disciplinares e de justiça) devem ficar com você. Uma coisa tão importante quanto isso — se não for mais — é: jamais transferir todas as tarefas enfadonhas e banais que você abomina de verdade àquele subordinado que as detesta da mesma forma, e que irá detestar igualmente aquele que as passou para ele.
1.2 - O tempo para as tarefas - é um fator decisivo quando se escolhem as atividades a se delegar. É evidente que você quer aproveitar mais do seu tempo disponível nas tarefas mais importantes e menos nas de importância menor. Assim, considera-se sensato delegar as partes de seu trabalho que irão ocupar seu tempo, mas que não são particularmente importantes. Esteja
certo, porém, de que o tempo nem sempre favorece a delegação de tarefas.
O funcionário que as assumiu Você tem que estar absolutamente certo de que a pessoa à qual as atividades foram transmitidas está preparada para a tarefa. Tal pessoa precisa apresentar diversos atributos e uma compreensão dos objetivos do departamento e da empresa. Deve demonstrar também habilidades e experiência para realizar o trabalho, bem como a autoconfiança e o desejo de fazê-lo. Com respeito à administração do tempo, certifique-se de que o funcionário tem o tempo disponível. Lembre-se: seu plano não pode funcionar sozinho. Não se deve simplesmente descarregar o trabalho em cima de outros que estejam igualmente atarefados. O questionário que segue irá auxiliá-lo a decidir se a pessoa está qualificada ou não para receber a tarefa delegada.
1.3 – A superação dos problemas - Considera-se que a maneira mais fácil de superar problemas é agir antes, em vez de reagir depois que eles tenham ocorrido. Faça isso de forma bem simples, tratando todo o processo de delegação de modo correto, reduzindo, assim, a probabilidade de surgirem dificuldades. Quatro etapas principais devem ser identificadas aqui:
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1.3.1 - Transmitir as instruções de modo claro - Certifique-se de que a pessoa que recebeu a tarefa está apta a desempenhá-la, logo de início. Nada causa maior perda de tempo do que ter de refazer algo. Garanta isso dizendo ao funcionário exatamente o que precisa ser feito, por que e quando. Reforce os comentários verbais com instruções por escrito, se necessário. Você pode esquematizar como deve ser realizada uma tarefa específica, se isto for apropriado, mas não seja tão rigoroso nesse ponto, porque pode sufocar a iniciativa e a criatividade. Peça que o funcionário preste contas para verificar se tudo foi compreendido perfeitamente. Certifique-se de que os colegas desse funcionário também saibam o que está ocorrendo, e que concordem com isso.
1.3.2 - Manter o controle - Delegar tarefas não é apenas transmiti-las e esquecê-las. Afinal, você ainda detém a responsabilidade geral — como seu gerente vai fazer questão de avisar a você bem rápido, caso algo dê errado. Evite a atitude: “depois a gente vê isso” quando delegar tarefas. No outro extremo, evite também aquela história de “não faça nada antes de me consultar”, pois isso traz frustração
e desinteresse ao funcionário. Fique no meio-termo. Algo como: “mantenha-me informado de tempos em tempos, para que eu saiba se preciso ou posso ajudá-lo”.
1.3.3 - Manter-se em contato - Apresente essas recomendações no início, para ter certeza de que todos as conhecem e concordam com elas antes que o funcionário para quem você transferiu a tarefa comece a trabalhar. Se forem mencionadas e/ou incorporadas mais tarde, podem dar a impressão de que você perdeu a confiança nesse funcionário, o que causa um efeito moralmente arrasador sobre ele. Recomendações passadas para o funcionário sem nenhum acordo anterior, causarão um clima de ressentimento e hostilidade, refletindo-se no trabalho, o qual não será concluído de maneira satisfatória e muito menos dentro do prazo. Embora algumas orientações construtivas possam ser bem recebidas durante esses controles regulares, procure não interferir em outras ocasiões.
1.3.4 - Avaliar os resultados - É indispensável que você e o funcionário a quem foi transferida a tarefa revejam todo o processo em etapas definidas e por inteiro. Pense na atividade. O que foi realizado de maneira satisfatória e dentro do cronograma?
Os planos foram aperfeiçoados, ou mesmo alguma nova abordagem foi criada? Considere o funcionário que realizou a tarefa. Ele aproveitou algo da experiência? Observe os colegas dele. O efeito da delegação mostrou-se positivo ou negativo? Eles agora querem assumir mais tarefas? Houve problemas? Se houve, quais e por quê? O que você pode fazer a fim de corrigi-los na próxima ocasião?
1.3.5 – Saber organizar seu ambiente de trabalho - Seu ambiente de trabalho deve ser planejado de modo a ficar convidativo (dentro do possível), para que você possa utilizar seu tempo da maneira mais eficiente e efetiva. Mais especificamente, você precisa pensar em termos de:
. É de se esperar que seu ambiente de trabalho seja planejado de tal modo que os equipamentos, o maquinário e o material utilizados com mais freqüência estejam à mão. Talvez seja útil elaborar uma lista em ordem de utilização, com vários itens, especificando a seguir uma ordem dentro de sua área de trabalho “ideal”. É óbvio que nem sempre é possível deixar tudo por perto — a máquina copiadora da empresa não pode ser reposicionada para atender às suas necessidades pessoais. Nesse caso, procure agrupar as atividades que envolvam o uso de Xerox (ou qualquer outra atividade que venha a ser repetida no decorrer do dia), e execute-as todas na mesma ocasião. Desse modo, você só vai precisar subir três lances de escada uma só vez, em lugar de duas, três ou quatro vezes que certamente irão fazê-lo perder seu tempo.
Você deve empenhar-se em manter sua mesa sempre limpa e arrumada, mantendo a seu lado somente aqueles papéis relacionados às tarefas mais importantes. O restante deve ser posicionado em arquivos, lembretes de mesa etc. Isso possibilita a concentração exclusiva sobre o trabalho a ser executado. Uma mesa confusa e desorganizada torna mais difícil localizar itens que precisem ser encontrados rapidamente, podendo levá-lo a sentir se em constante tensão e desgaste, como se estivesse perdendo o controle. E você vai acabar por perder o controle!
Seu ambiente de trabalho deve ser seguro e higiênico, se você quiser trabalhar com empenho e corretamente, completando suas tarefas com êxito e dentro do horário. Um escritório iluminado e ventilado é um ambiente agradável de trabalho, que incentiva a dar continuidade às tarefas. Locais mal-iluminados e sem vida causam constrangimento e distração, refletindo em rendimento menor. Além de poder causar acidentes e doenças — uma dispensa por doença é tempo desperdiçado. O questionário permite que você verifique se encontra em um ambiente seguro e saudável. Caso contrário, tente mudá-lo para melhor.
1.3.5 – Saber ler e interpretar de forma eficaz - É importante que você consiga lidar de forma eficiente com os inúmeros memorandos, relatórios, faxes, cartas e outros documentos que vêm até sua mesa todos os dias. Provavelmente o método que mais poupa tempo ao se fazer isso é você ou um assistente estabelecerem prioridades quanto ao material impresso.
1.3.6 – Estabelecer um plano de Metas - comece por identificar o que você quer comunicar a partir desse memorando, carta, tenha sempre em mente qual o objetivo deve ser informado. Essa identificação pode também ajudá-lo a decidir se deve escrever ou apenas dar um telefonema ou se prefere uma abordagem mais imediata e pessoal, e ainda se você quer um relatório claro, por escrito, a oportunidade de discutir determinados pontos.
Certifique-se de estar totalmente familiarizado com o que é pertinente ao assunto, mostrando que você leu, de fato, o relatório, ou sabe quando a fatura foi emitida e devia ser paga
Faça então uma observação a respeito de cada item que precise ser incluído em sua correspondência. Não se preocupe muito com o layout, com a ordem ou com as frases concentre-se apenas em redigir o que vier à sua mente. Nessa etapa, é melhor incluir algo irrelevante do que se esquecer de algo relevante.
Texto extraído e adaptado por Engenheiro Jorge Paulino, da Coleção Você S.A – Publicado pela Editora Nobel
Título original: Managing Your Time.- Administre seu tempo/Iain Maitland; tradução Maria Cristina Fioratti Florez e Giorgio Cappelli. — São Paulo: Nobel, 2000.
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