Como administrar o seu tempo - Parte 3 -

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Como organizar as reuniões

Toda reunião deve ser planejada com cuidado, a fim de que seja produtiva e bem organizada em termos de tempo. Por que foi marcada? Quais os objetivos? Quem participa da reunião? Quando deve ser efetuada? Adote os seguintes procedimentos, aponte o problema, mostre alternativas, ofereça a solução. Ela precisa ser efetuada por algum motivo específico, não por ser costume. Considere as alternativas — talvez ler um relatório departamental traga os mesmos efeitos, mas despende menos tempo. É importante abordar um número limitado de tópicos, de forma que se concentre a atenção por completo, por um período curto, mas intenso. Deve ser de comum acordo e todos devem agendá-la com antecedência. Deve ser providenciada uma ordem do dia para cada participante, fornecida entre 24 a 48 horas antes do início da reunião. Esse documento deve definir o motivo da reunião, bem como a data e os horários de início e término. Considera-se sensato iniciar a reunião relativamente próxima à hora do intervalo para café, almoço ou ao final do dia, pois se trata de horários que naturalmente levam à conclusão pontual dessas reuniões. O local, os nomes dos participantes e os tópicos a serem discutidos (possivelmente com seus horários aproximados) também devem estar inclusos. Como conduzir reuniões É importante que você saiba fazer o bom uso do convívio com os colegas, de forma correta e competente e saiba lidar com reuniões informais e as formais, possivelmente com os chefes de departamento. É importante que todas as reuniões sejam cuidadosamente agendadas, e com pautas de discussão, e sejam realizadas em cronogramas a serem estabelecidos previamente, se não for assim, elas acabam desestabelecendo seu plano de tempo e da sua equipe. Importante, calcule o tempo do início e do término e mantenha-se dentro do cronograma . Procure sempre garantir que tenham uma organização adequada,seja conduzida de forma eficiente e correta, e que a participação de todos sejam positivas. Como conduzir-se durante as reuniões Para ajudá-lo a manter-se dentro do cronograma, pré estabeleça as pautas dos assuntos a serem discutidos e qual a ordem de prioridade. Planeje os pontos a serem discutidos, as perguntas que você deseja fazer, e tudo mais que você pré estabeleceu para a pauta da reunião. Foque as perguntas e pontos a serem abordados, e evite que a pessoa se desvie do assunto. Faça referência ao tempo com certa regularidade, para mostrar que é importante - “Vamos encerrar isto em dez minutos” ; “Precisamos avançar” etc. Como conduzir-se depois das reuniões Inclua intervalos curtos, entre as várias reuniões, a fim de que você possa tomar providências quanto a algo que eventualmente precise ser feito, acrescentar anotações em sua agenda ou algo parecido e para tomar café, ir ao sanitário ou para que você simplesmente recupere as energias. Texto extraído e adaptado por Engenheiro Jorge Paulino, da Coleção Você S.A – Publicado pela Editora Nobel Título original: Managing Your Time.- Administre seu tempo/Iain Maitland; tradução Maria Cristina Fioratti Florez e Giorgio Cappelli. — São Paulo: Nobel, 2000.