A importância do controle de custos nas empresas

Por Jorge Paulino

Engenheiro Eletricista

A contabilidade de custos é uma poderosa ferramenta no planejamento e no controle das atividades de uma empresa, sendo um instrumento eficaz na análise do comportamento dos custos, nas tomadas de decisão e no atendimento das exigências contábeis e fiscais das empresas.

É fundamental o perfeito detalhamento de todos os custos, isto permitirá o estudo das correlações entre o nível das atividades, o volume produzido e os custos e as receitas obtidas em um determinado período, dando ao gestor o panorama do desempenho produtivo e a saúde financeira da empresa.

A definição de custo, segundo Peinado e Graeml no seu livro Administração da Produção (Operações Industriais e de Serviços), é “todo aquele gasto ou aplicação de origem que tem como contrapartida, uma receita que produza um valor residual ao qual damos o nome de lucro”.

Ainda segundo Peinado e Graeml, podemos classificar os tipos de custos como:

Custo primário: é o custo constituído apenas pela matéria-prima (incluindo os componentes) e mão-de-obra direta consumidos para a fabricação de um determinado produto.

CP = MP consumida + MOD;  (MP consumida = EIMP + MP comprada - EFMP)

Onde:

CP = custo primário

MP = matéria-prima

EIMP = estoque inicial de matéria-prima

EFMP = estoque final de matéria-prima

Custo de transformação: representa os gastos da empresa para transformar a matéria-prima e componentes em produtos acabados. É constituído pela mão-de-obra direta e pelos gastos gerais de fabricação.

CT = MOD + GGF

Onde:

CT = custo de transformação

MOD = mão-de-obra direta

GGF = gastos gerais de fabricação

Custo de produção: representa, num período de tempo, o custo dos insumos utilizados no processo de transformar a matéria-prima e componentes em produto acabado.

Cpro = MP consumida + MOD + GGF

Onde:

Cpro = custo de produção

MP = matéria-prima

GGF = gastos gerais de fabricação

Custo dos produtos fabricados: representa, num determinado período, o custo de produção de produtos (bens + serviços) efetivamente fabricados no período. Levam em consideração os estoques de produtos em fase de fabricação que se encontram na organização.

CPF = EIPP + Cpro – EFPP

Onde:

CPF = custo dos produtos fabricados

EIPP = estoque inicial de produtos em processo

EFPP = estoque final de produtos em processo

Custo dos produtos vendidos: representa o custo dos produtos efetivamente vendidos no período. Levam em consideração os estoques de produtos acabados, ou em fase de produção, que se encontram na organização.

CPV = EIPP + EIPA + Cpro - EFPP - EFPA

Onde:

CPV = custo dos produtos vendidos

EIPP = estoque inicial de produtos em processo

EIPA = estoque inicial de produtos acabados

Cpro = custo dos produtos produzidos

EFPP = estoque final de produtos em processo

EFPA = estoque final de produtos acabados

A análise de Custo-Volume-Lucro – CVL

A análise CVL, é uma das ferramentas mais utilizadas nas empresas, ela estuda o comportamento entre os custos incorridos, volume de produção e todas as receitas decorrentes de um período pré determinado pelo gestor. Apesar de ser  um poderoso instrumento para a tomada de decisões, ele deve ser vista como  uma ferramenta auxiliar nos processos de planejamento e controle empresariais. 

Os critérios para a analise deverão ser previamente estabelecidas tais como:

a) os preços de venda permanecerão constantes para qualquer nível de atividade;

b) todos os custos podem ser classificados como sendo fixos ou variáveis;

c) o montante dos custos variáveis será diretamente proporcional ao volume de produção;

d) os preços dos insumos permanecerão constantes para qualquer volume de compras;

e) o período de tempo correspondente ao tempo de planejamento, não havendo mudanças na política administrativa, no processo produtivo, na eficiência de homens e máquinas, e no controle de custos;

f) o volume de produção e o volume de vendas apresentarão um alto grau de sincronização, não havendo mudanças significativas nos níveis de inventário;

g)  todos os produtos fabricados são vendidos.

Observemos que existem custos que são tradicionalmente identificáveis, os custos fixos por exemplo, que são aqueles que, durante períodos de tempo, não sofrem alteração em função do volume de produção.

O custo variável, mudo em proporção às alterações do nível de produção, neste caso, as matérias primas, variará conforme o volume a ser produzido.

 

A importância da verificação do Ponto de Equilíbrio

Define-se como Ponto de Equilíbrio, o nível em que o volume de vendas se iguala aos custos totais, melhor definindo, o ponto em que o lucro se iguala a zero.

Para os gestores, torna-se fundamental projetar o nível de produção que gerará receita necessária e suficiente para a cobertura dos custos totais, qual o volume de vendas necessário para obter determinado lucro, qual o lucro esperado para um dado nível de vendas e como qualquer mudança nos custos (fixos e variáveis), no preço de venda, ou na quantidade irá alterar os lucros. Entender o comportamento dos custos facilita a análise de determinação do nível de operação provável para maximizar os lucros.

A análise do ponto de equilíbrio baseia-se na decomposição dos custos (fixos e variáveis), sendo a equação do custo escrita da seguinte forma:

CT = CF + CV

Onde:

CT = custo total

CF = custo fixo

CV = custo variável

Receita = P x Q

Onde:

P = preço/unidades

Q = quantidade

Lucro = R – CT

Onde:

R= Receitas

CT = custo total,  e:

Lucro = Margem de contribuição  total – Custo Fixo

A diferença (P – V) entre o preço e o custo variável unitário é definida como margem de contribuição unitária. Esse é o montante com que cada unidade produzida e vendida contribui para cobrir os custos fixos e obter lucro. A equação do lucro fica da seguinte forma:

Lucro = Margem de contribuição Unitária x Produção em Unidades – Custos Fixos

Para determinar o ponto de equilíbrio em unidades (Q), considere-se o lucro igual a zero:

Peq = CF/(PV-CV)

PONTO DE EQUILÍBRIO EM UNIDADES =CF/Margem de Contribuição Unitária

A análise do ponto de equilíbrio pode ser utilizada quando precisamos determinar o nível de produção necessário para atender à expectativa de um lucro predeterminado, um lucro meta (LM). Assim, a equação do lucro fica da seguinte forma:

Peq =CF+LM/(PV-CV)

Peq= CF + LM/(Margem de Contribuição Unitária)

   

Os processos de planejamento empresarial, envolvem uma criteriosa seleção de objetivos e uma definição dos meios para atingi-los.

Hoje, com a globalização e com a concorrência, o lucro passou a ser uma conseqüência final da gestão empresarial, para qual concorrem muitas outras variáveis tais como receitas, custos, despesas, volume ou mesmo os níveis de atividade.

A maximização dos lucros, constitui o objetivo mais relevante e clássico de qualquer organização empresarial com fins de lucro, por esta razão, para a alta administração das organizações empresariais, necessita-se dispor de uma técnica de análise que permita estudar os inter-relacionamentos e a influência em relação ao lucro.

Diversos autores, abordam o tema, alguns de maneira tradicional outros com abordagens inovadoras, porém todos priorizam a busca da Lucratividade Máxima, da Capacidade Produtiva, e da Qualidade Total.

Em seu livro, A meta: um processo de melhoria continua, Eliyahu M. Goldrattt, usa de uma seqüência de conclusões lógicas através da Teoria das Restrições e conclui que a meta da empresa com fins lucrativos deve ser a de "ganhar dinheiro" tanto no presente como no futuro e "A garantia de continuidade da empresa é obtida quando o valor dos bens econômicos dos bens e serviços que a empresa produz que oferece ao mercado e torna-se superior ao valor econômico dos recursos (bens e serviços) que a empresa obtém do mercado e consome no processo produtivo de agregação de valor."

Segundo Goldrattt, a proposta da Teoria das Restrições é estabelecer a necessidade de informações para tomada de decisões, principalmente as de curto prazo. O modelo opõe-se ao tradicional da contabilidade de custos, o qual se apóia no rateio de custos fixos e conseqüentes alocação aos produtos.

Na visão de Goldrattt, o custo final do produto é estabelecido por medidas operacionais globais e os valores relativos a custo são mensurados e organizados no sistema de informações da empresa.

O Modelo de Decisão da Teoria das Restrições, segundo Goldrattt

1 - Identificar todas as restrições do sistema produtivo; 
2 - Decidir como explorar essas restrições;  
3 - Subordinar qualquer mudança à decisão anterior;  
4 - Elevar as margens de restrições do sistema;  
5– Em caso de quebra da seqüência, volte a anterior, mas não deixe que o problema se torne uma restrição do sistema. 

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A Administração da Produção

A Administração da Produção Excelente texto de Gustavo Arruda e-mail: galves@intermega.com.br Fone: (0xx81) 3428-2486 Site: www.nlink.com.br/galves/index1.html O QUE É PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO O setor de Planejamento e Controle de Produção de uma empresa é um setor-meio que serve como transformador de informações entre vários setores de uma empresa e tem um papel de conciliador entre aqueles departamentos que eventualmente tenham alguns atritos. Atualmente, onde a tecnologia está bastante disseminada, qualquer inovação desencadeia um espantoso e infindável leque de outras inovações que são amplamente testadas até que possam ser aplicadas com confiabilidade pelos administradores das empresas modernas. Administrar, nos dias de hoje, é algo onde os riscos são muito menores que antigamente, porém a responsabilidade se redobra exatamente pela existência de todo o aparato tecnológico que cerca uma decisão administrativa. No planejamento e controle da produção foi desenvolvida uma série de diversas técnicas de Administração nas últimas décadas; e da sua correta aplicação, em conjunto com a indispensável capacidade empresarial do administrador moderno, depende o sucesso do mundo contemporâneo no que concerne ao atendimento das necessidades materiais da humanidade. OBJETIVO DO PLANEJAMENTO E CONTROLE O objetivo do planejamento e controle é garantir que a produção ocorra eficazmente e produza produtos e serviços como deve. Isto requer que os recursos produtivos estejam disponíveis • Na quantidade adequada; • No momento adequado; e • No nível de qualidade adequado. Uma forma de caracterizar todas as decisões de planejamento e controle é fazer uma conciliação do potencial da operação de fornecer produtos e serviços com a demanda de seus consumidores. Embora sejam teoricamente separáveis, o planejamento e controle, são usualmente tratados juntos: • Planejamento: é o ato de estabelecer as expectativas de o que deveria acontecer; • Controle: é o processo de lidar com mudanças quando elas ocorrem. TAREFAS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE O planejamento e controle requer a conciliação do fornecimento e da demanda: • Em termos de volume; • Em termos de tempo; • Em termos de qualidade. 1 - Carregamento O carregamento define qual a quantidade de trabalho que deve ser alocada a cada parte da produção. Este carregamento pode ser feito de forma finita ou infinita. O carregamento finito é um conceito que somente aloca trabalho a um centro de trabalho, como por exemplo, uma pessoa, uma máquina, ou então um grupo de pessoas ou de máquinas) até um limite estabelecido. O carregamento finito é relevante para operações em que: • É possível limitar a carga; • É necessário limitar a carga; • custo da limitação da carga não é proibitivo. O carregamento infinito tenta corresponder à aceitação do trabalho. O carregamento infinito é relevante para operações em que: • Não é possível limitar o carregamento; • Não é necessário limitar o carregamento; • custo de limitação é proibitivo. 2 – Seqüenciamento O seqüenciamento decide a ordem em que o trabalho será executado na operação. Existem muitas regras de decisão diferentes quanto a prioridades, que podem ajudar as operações a tomar essas decisões. As prioridades dadas ao trabalho em uma operação são, freqüentemente, estabelecidas por um conjunto predefinido de regras. 3 - Programação A programação determina quando as atividades serão iniciadas e terminadas. A programação pode ser feita tanto para trás como para frente. A programação também pode ser classificada como programação empurrada e puxada: • Programação empurrada: é um sistema centralizado em que as decisões de planejamento e controle são emitidas para centros de trabalho, que devem desempenhar suas tarefas e mandar suas peças para a estação de trabalho seguinte; • Programação puxada: é um sistema no qual a demanda é acionada a partir de requisições de centros de trabalho. PLANEJAMENTO DA PRODUÇÃO Planejar a produção significa decidir antecipadamente o que deve ser feito para alcançar determinado fim. O planejamento da produção compreende decidir sobre a produção a ser efetivada pela empresa industrial. Para tanto, nesta fase, deve-se levar em conta: • Previsão da procura ou demanda dos produtos ou mercadorias; • Previsão dos insumos, da mão-de-obra e dos equipamentos; • Previsão dos custos decorrentes da alocação dos recursos materiais e humanos descritos. a) A Previsão De Vendas O planejamento das vendas é indispensável para o planejamento da produção eficaz. É em função das previsões de vendas que se elabora os planos de fabricação e, conseqüentemente, se determina o volume de recursos necessários para os próximos períodos. Contudo, é muito difícil fazer previsões com uma grande margem de acerto, porque são inúmeros os fatores que influenciam no comportamento da demanda. A previsão de vendas é basicamente uma função mercadológica, onde se faz uma pesquisa de mercado para se determinar a demanda. b) Determinação Dos Fatores De Produção O ponto de partida do planejamento da produção é a previsão de vendas. Uma vez realizada a previsão de vendas, é preciso determinar as quantidades dos diversos fatores de produção, necessários para atender as vendas, caso se concretizem. Os fatores necessários à produção industrial são: 1. Máquinas; 2. Equipamentos; 3. Materiais; e 4. Mão-de-obra (terra, capital e trabalho). Imaginamos uma fábrica de alfinetes, que tem a previsão de produzir 1 milhão de unidades mensais. O primeiro passo é determinar as quantidades necessárias de cada fator de produção necessárias para produzir uma unidade. Após isso, é possível determinar quais os profissionais que devem atuar no processo produtivo, o tempo de trabalho de cada um deles em cada atividade e a seqüência lógica e racional das operações. c) Tempo De Ressuprimento O tempo de ressuprimento determina o momento mais conveniente de se iniciar a fabricação de um produto ou de fazer um pedido de compra junto ao fornecedor. O tempo de ressuprimento é o tempo despendido entre o momento que se identifica a necessidade do material e o momento em que efetivamente se recebe esse material para uso. Entre esses dois momentos podem existir diversas etapas do ressuprimento, tais como a confecção do pedido, negociação do preço, fabricação do produto, inspeção do produto e expedição, transporte, recebimento e controle de qualidade. d) Ponto De Ressuprimento À medida que o estoque de um material vai sendo consumido, surge a necessidade de se fazer um novo pedido ao fornecedor para ressupri-lo, antes que venha a ocorrer uma ruptura no estoque. Assim, se faz necessário descobrir o momento em que todo o esquema de ressuprimento vai ser acionado. e) Controle De Estoques O estoque existe em operações produtivas porque os ritmos de fornecimento e de demanda nem sempre casam. Os estoques são usados para uniformizar as diferenças entre fornecimento e demanda. Todas as operações mantêm estoques de algum tipo. Os itens mantidos em estoque irão variar consideravelmente em valor. As operações com os serviços profissionais manterão níveis baixos de estoque, enquanto as operações de varejo irão manter grandes quantidades de estoque. Quanto ao planejamento e controle do estoque, as principais decisões a serem tomadas são: • Quanto pedir cada vez que um pedido de reabastecimento é colocado; • Quando pedir o reabastecimento de estoques; • Como controlar o sistema de planejamento e controle de estoques. O estoque é usualmente gerenciado através de sistemas computadorizados, que têm algumas funções, como atualização dos registros de estoque, geração de pedidos, geração de relatórios de estoque, previsão de demanda etc. CONTROLE DA PRODUÇÃO O controle da produção tem por finalidade verificar se o que foi planejado está sendo realmente executado; daí a necessidade de um perfeito trabalho de acompanhamento de todas as operações industriais. Compete ao controle de produção acusar as falhas e distorções e estabelecer as medidas corretivas, visando à normalidade do processo produtivo. Para tanto, o retorno de informações (feedback) constitui prática salutar para a normalidade do processo. O controle de produção deve responder às seguintes questões: • Os insumos de produção estão sendo entregues dentro dos prazos certos? • A mão-de-obra está sendo realmente empregada? • Os equipamentos de produção são adequados e estão sendo utilizados eficientemente? • Os estoques de produtos acabados (ou semi-acabados) estão em níveis planejados? • O rítmo de produção está sendo desenvolvido de acordo com o planejamento? a) Relação Custo X Benefício Do Controle Embora aparentemente todos os controles sejam imprescindíveis, na prática nem sempre isto é verdade. Antes de se implantar um novo controle, é recomendável verificar se os seus custos não serão superiores aos benefícios. Embora seja raro, existem casos em que se pode mensurar tanto os custos como os benefícios de um controle, mas geralmente a decisão sobre a viabilidade ou inviabilidade vai depender da sensibilidade do administrador. b) Sistema De Controle O sistema de controle é constituído por um conjunto de regras preestabelecidas que permitem o exercício do controle, ele deve conter os seguintes elementos: 1 - Um plano O controle só é possível quando existe um plano. Se não existiu o plano como saberia o que deveria estar sendo feito? 2 - Regras e dispositivos para medir o realizado Somente através de dispositivos e regras bem definidos é possível efetuar a medição dos eventos realizados, para posterior confronto com o planejado. Um bom instrumento para essa medição são as ordens de produção, que, com suas regras bem definidas, servem como excelentes centralizadoras de informações relativas a prazos, custos, quantidades, tempos e eficiência. 3 - Instrumentos de controle As empresas modernas dispõem dos mais diversos tipos de controles, que vão desde a observação visual até os sofisticados controle mecanizados. A informática trouxe os sistemas informatizados, que geram relatórios com gráficos e informações gerenciais sobre orçamentos, análise de operações etc., tornando a tomada de decisões mais rápida e eficiente. c) Controle De Custos O objetivo de uma empresa é vender seu produto por um preço que cubra seus custos e lhe dê algum lucro. Controlar custos no processo produtivo pressupõe controlar todos os fatores geradores de gastos, como os salários, insumos e todos os recursos necessários à existência e o funcionamento da empresa. É necessário fazermos uma distinção entre custo e despesa: • Custo é todo gasto que está diretamente relacionado ao processo produtivo; • Despesa é todo gasto relacionado à administração, às vendas e aos financiamentos. Até o momento em que os produtos estão prontos para a venda, os gastos são custos, e daí para a frente passam a ser despesas. d) Controle De Qualidade O controle de qualidade tem por finalidade principal determinar as causas relevantes de variações de qualidade. Às vezes, as causas são chamadas “acidentais”, não provocando maiores conseqüências, porquanto as variações são insignificantes na qualidade do produto. A qualidade de um produto ou serviço é medida pela satisfação total do consumidor. Não se pode confundir qualidade com luxo: um automóvel luxuoso pode ser de péssima qualidade e um simples pode ter ótima qualidade. A globalização da economia, o aumento da competitividade e as estratégias empresariais levam as empresas a alcançarem níveis de excelência, principalmente em relação aos seus clientes. As linhas de ações que as empresas aplicam hoje começam a convergir para um foco único, conquistar: satisfazer e manter clientes, fazendo as coisas certas e com qualidade. A qualidade total no atendimento ao cliente ocorre quando a empresa enfoca seus esforços em serviços com qualidade, fazendo conscientemente a escolha em investir na satisfação do cliente e em tornar isso a meta da empresa. Algumas técnicas para satisfação do cliente envolvem dedicação de tempo dos administradores, enquanto que outros enfocam na monitoração extensiva das necessidades e atitudes dos clientes. O atendimento à necessidade do cliente produz recompensas reais para a empresa em termos de imagem da empresa e lealdade dos clientes, que retornam, muitas vezes, porque já conhecem a qualidade, confiam nas pessoas que trabalham e sabem que obtém serviços consistentes. - Círculo de controle de qualidade (CCQ) O CCQ é a organização de pequenos grupos de pessoas (5 a 12), devidamente treinados, que normalmente trabalham em conjunto para prever e resolver vários problemas associados ao seu ambiente de trabalho. O raciocínio para se referir à viabilidade da idéia é simples, pois as pesquisas revelam que os funcionários de uma empresa conhecem cerca de 70% dos problemas dela. Assim, quando devidamente treinados, motivados e conscientizados, esses funcionários poderão solucionar grande parte desses problemas ou fazer melhoramentos que evitem a reincidência dos mesmos. Resultados positivos do CCQ • Racionalização dos processos; • Redução dos custos; • Aumento da qualidade; • Aumento da produtividade e da eficiência; • Criação de um ambiente de confiança e otimismo; • Participação ativa e consciente dos funcionários nas decisões, melhorias e soluções de problemas; • Maior aceitação das mudanças; • Maior conhecimento e visão da organização como um todo e dos sistemas de trabalho; • Lealdade e identificação para com a empresa e seus objetivos; • Aparecimento de novas lideranças de maior capacidade técnica, administrativa e motivacional.